賃貸物件を管理する業務には、物件の点検や清掃のほか入居者への連絡などがあり、これまでは手紙や掲示板を利用するケースが主でした。
今では不動産業界にも電子化が進み、入居者管理アプリを利用できるようになっているのをご存じでしょうか。
この記事では、入居者管理アプリとは何かのほか、メリットや課題などを解説するので、賃貸管理方法を検討中の方はお役立てください。
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賃貸管理に係る入居者管理アプリとは
入居者管理アプリとは、不動産管理会社と入居者をつなぐスマートフォンアプリなどを用いたコミュニケーションツールで、自主管理のオーナーでも活用できるものです。
賃貸管理においては、更新や退去の手続き、点検などの通知のほか家賃滞納の際など入居者へ連絡する業務が発生します。
ときには入居者からのフィードバックが必要な場合がありますが、電話や郵便の手法では、電話に出ない、返信がこないなどのケースが起こります。
それが原因になり、必要としている手続きが滞ってしまう事例は、珍しいわけではありません。
また、一人ひとりに連絡したうえで折返しに対応する業務は、管理会社にとって大きな負担になっています。
不動産管理アプリは、これらの課題をアプリ上で解決するシステムであるとともに、管理会社からの一方通行になりかねない入居者との関係を情報交換でつなぐものです。
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賃貸管理に係る入居者管理アプリのメリット
スマートフォンを通じて簡単に入居者へ連絡できるとともに、一斉連絡も可能であり、これまで物件まで出向いてポストに投函していた手間などが必要なくなります。
メッセージを送信するだけで情報が伝わる可能性が高く、既読機能により情報伝達を確認できるため、業務が効率よく進められるようになるでしょう。
入居者側は電話に出るストレスを感じずに情報を確認できるため、お互いスムーズに情報共有が図れる可能性が高いといえるでしょう。
また、入居者からの問い合わせはメッセージとして記録に残るので、対応漏れを防ぐようメッセージの確認を定期的におこなうなど、さまざまな活用法が考えられます。
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賃貸管理に係る入居者管理アプリの課題
入居者のなかには、高齢者などITに苦手意識を持っている方や、スマートフォンを持っていない方もいるでしょう。
まずは、すべての入居者にアプリを利用してもらえる仕組みづくりが必要になります。
たとえば、一人でも利用いただけない方がいると掲示板通知の業務が発生してしまうので、業務の軽減を図るのが難しくなってしまいます。
また、アプリの価格は大小あり、オーナーと管理会社のどちらが負担するか、あるいは家賃に転嫁するケースも考えられますが、落としどころを見いださなければなりません。
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まとめ
入居者管理アプリを利用できると業務軽減に効果が見込まれるなどメリットがありますが、すべての入居者がスムーズに協力してくれるとは限りません。
新たに入居される方から浸透させていくなど、時間をかけて取り組んでみてはいがでしょうか。
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株式会社栄信不動産 メディア 担当ライター
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