オフィス移転の際は、さまざまな部署の社員が協力する必要があります。
なかでも重要性が高い部署のひとつが「総務」です。
そこで今回は、オフィス移転時に総務の社員が担うタスクや、オフィス移転をスムーズにおこなうためのポイントを解説します。
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オフィス移転時の総務の重要性とは
オフィス移転は、計画から完了まで多くの日数を要する中長期プロジェクトと言えます。
プロジェクト管理を担う部署になる総務部は、オフィス移転で重要性の高い部署のひとつです。
総務は普段から備品の管理といった役割を担いますが、オフィス移転時にはさらに関係各所への連絡・手配などさまざまな仕事をこなさなければいけません。
そのため、移転当日の引っ越し作業は総務以外の社員も総出でおこなうとしても、事前にしておく準備の多くは総務が担当します。
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オフィス移転時に総務が任されるタスクとは？
オフィス移転前に総務が担うタスクは、新オフィスのレイアウトや必要な工事・備品の手配などです。
住所や電話番号変更にともない、案内状作成・ホームページの変更・郵便物の転送依頼といった仕事も必要です。
移転がスムーズにおこなわれるよう工事や引っ越しの段取りを決める、スケジュール管理も総務が担います。
総務はオフィス移転完了後も、電気や水道・通信といったインフラの開始手続きなど、いくつかの仕事をしなければいけません。
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オフィス移転を滞りなくおこなうために総務が注意するポイント
オフィス移転を滞りなくおこなうために注意するポイントは、専門業者を早めに手配することです。
移転時には引っ越し業者だけでなく、配線工事・内装工事などさまざまな業者に依頼する必要があります。
各業者のスケジュール調整も必要になるため、早めに業者を選定して予算・スケジュールの相談をおこなうようにしましょう。
次に注意したいのが、先述したインフラの整備です。
電気・通信といった分野は、移転後すぐに正常に業務を遂行するのに欠かせません。
オフィス移転はスケジュール管理が大変で、各過程でやっておくべき作業を1つずつ着実にこなしていくことが大切です。
計画を進める前にチェックリストやタスク管理表を作っておき、漏れがないようにしておきましょう。
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まとめ
オフィス移転時は、総務関係の社員がスケジュール管理・業者の手配・関係各所への連絡などさまざまな作業を担当しなければいけません。
漏れがあるとスケジュール通りに移転できなかったり、移転後スムーズに業務を始められなかったりするおそれがあります。
計画を進める前にチェックリストやタスク管理表を作っておくと、スムーズに移転ができます。
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株式会社栄信不動産 メディア 担当ライター
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